Site Overlay

Vedtægter

for Næstved Vikings

– forening for amerikansk fodbold

Som vedtaget på den stiftende generalforsamling 28. januar 2020

§ 1. Navn og hjemsted

§ 1.1 Foreningens navn er: Næstved Vikings

§ 1.2 Foreningens hjemsted er Næstved kommune

§ 2. Formål

§ 2.1 Foreningens hovedformål er at være en forening med fokus på udøvelsen af amerikansk fodbold i Næstved. Klubben skal drives åbent, transparent og demokratisk i et forpligtende fællesskab, der tager udgangspunkt i idealet om ”foreningsdanmark” for derigennem at bidrage til at øge medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfunds- og foreningslivet. Glæden ved sport, kammeratskab og fællesskab er udgangspunktet for hele foreningens virke.

§ 2.2 Foreningen søger optagelse i Dansk Amerikansk Foldbold Forbund (DAFF) og deltager i forbundets ungdoms-, senior- og breddearbejde samt turneringsaktivitet og tilhørende aktiviteter. Foreningen er således underlagt Dansk Amerikansk Fodbold Forbunds (DAFFs), Danmarks Idrætsforbunds (DIFs), International Federation of American Football (IFAFs) og European Federation of American Football (EFAFs) love, regler og bestemmelser.

§ 3. Medlemskab og kontingent

§ 3.1 Foreningen optager som medlem enhver, som har betalt kontingent til foreningen og som tilslutter sig foreningens formål, dog jf. 3.6. Nye medlemmer kan gratis prøve at deltage i foreningens aktiviteter i én prøveperiode på 4 uger regnet fra første deltagelse i træning, herefter skal det nye medlem betale kontingent, der fastsættes efter reglerne i § 3.3 og 3.4.

§ 3.2 Indmeldelse skal ske via foreningens hjemmeside www.næstvedvikings.dk. Udmeldelse skal ske skriftligt inden sæsonstart den 1. februar eller inden afslutning af sommerpausen 1. august, allerede betalt kontingent tilbagebetales ikke.

§ 3.3 Kontingentet betales for en halv sæson (1. februar – 31. juli og 1. august – 31. januar) forud og skal betales senest 1. februar og 1. august. Besked om kontingentets størrelse og betalingsfrist udsendes pr. e-mail til foreningens medlemmer eller deres værge ca. 14 dage før betalingsfristen. Ved indmeldelse i løbet af sæsonen betales der et kontingent, der nedsættes forholdsmæssig til den resterende del af halvåret, således at der betales 1/6 af kontingentet pr. fuld tilbageværende måned med betalingsfrist ved udløbet af prøveperioden. Spillerlicens til DAFF opkræves særskilt.

§ 3.4 Kontingentstrukturen og -satserne fastsættes af generalforsamlingen og skal altid kunne findes på foreningens hjemmeside.

§ 3.5 Medlemmer udmeldes administrativt af foreningen, hvis medlemmet stadig er i kontingentrestance efter to på hinanden følgende rykkere sendt med 14 dages mellemrum. Er det skyldige kontingent således ikke betalt senest 14 dage efter 2. rykker, bortfalder medlemskabet uden yderligere notifikation.

§ 3.6 Hvis et medlem overtræder foreningens vedtægter, ordensregler eller på anden vis modarbejder foreningen eller udviser en ikke acceptable adfærd på eller uden for banen, kan bestyrelsen vælge at ekskludere medlemmet. Eksklusionen skal ske skriftligt og være sagligt begrundet og kan først ske efter en skriftlig advarsel med en frist på minimum fire uger til at ændre adfærd. Sker der på baggrund af advarslen ikke en adfærdsændring, kan bestyrelsen ekskludere medlemmet umiddelbart. Medlemmet kan anke eksklusionen på førstkommende generalforsamling, hvilket dog ikke har opsættende virkning. Kontingent tilbagebetales ikke ved eksklusion. Personer, der sørger om medlemskab i foreningen, men som umiddelbart inden indmeldelsen har handlet i strid med foreningens vedtægter, ordensregler eller på anden vis modarbejder foreningen eller udviser en ikke acceptable adfærd på eller uden for banen, kan i særlige tilfælde nægtes optagelse i foreningen. Bestyrelsen træffer afgørelse herom.

§ 4. Generalforsamlingen

§ 4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed

§ 4.2 Bestyrelsen indkalder ved opslag på foreningens hjemmeside til generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar måned.

§ 4.3 Dagsorden for ordinær generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Årsberetning samt godkendelse heraf
  4. Fremlæggelse af regnskab, budget og kontingentsatser for følgende sæson
  5. Indkomne forslag. Forslag skal være indkommet senest 10 dage før generalforsamlingen og tilgå foreningens medlemmer ved opslag på foreningens hjemmeside senest 3 dage før generalforsamlingen
  6. Valg til bestyrelse, 1. og 2. suppleant
  7. Valg af revisor
  8. Eventuelt

§ 4.4 Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved almindeligt stemmeflertal med undtagelse af vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning.

§ 4.5 Medlemmer, der er 18 år eller ældre, som ikke er i kontingentrestance, og som har været betalende medlemmer i 8 måneder før generalforsamlingen, er stemmeberettigede. For medlemmer under 18 år gælder det, at det er medlemmets værge, der har stemmeretten (ligeledes med krav om betalt medlemskab i minimum 8 måneder). En værge til flere medlemmer under 18 år kan stemme på vegne af hvert barn. Bestemmelserne om 8 måneders betalt medlemskab er ikke gældende ved foreningens stiftende generalforsamling og evt. følgende generalforsamlinger inden for 10 måneder efter stiftelsen (herefter bortfalder disse linjer i kursiv automatisk af vedtægterne)

§ 4.6 Hvert medlem har én stemme. Der kan stemmes pr. fuldmagt, således af én stemmeberettiget maksimalt kan medbringe én fuldmagt. Det tæller ikke som fuldmagt, når en værge stemmer på vegne af et eller flere børn (som værgen er værge for).

§ 4.7 Referater af foreningens generalforsamlinger inkl. tilhørende bilag skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 14 dage efter generalforsamlingen er afholdt.

§ 5. Foreningens bestyrelse

§ 5.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen.

§ 5.2 Bestyrelsen består af enten 5 eller 7 medlemmer, herudover vælger generalforsamlingen en 1. og en 2. suppleant. Valgbar til bestyrelsen er alle medlemmer af foreningen på mindst 18 år med mindst 8 måneders betalende medlemsanciennitet på datoen for generalforsamlingens afholdelse. Valgbar er ligeledes værger til medlemmer under 18 år, hvor kravet om 8 måneders betalende medlemsanciennitet ligeledes er gældende. Afgår bestyrelsesmedlemmer i tiden mellem to generalforsamlinger, skal hhv. 1. suppleanten og 2. suppleanten indsuppleres. Afgår yderligere bestyrelsesmedlemmer, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling med det ene punkt at vælge nye bestyrelsesmedlemmer og/eller suppleanter. Bestemmelserne om 8 måneders betalt medlemskab er ikke gældende ved foreningens stiftende generalforsamling og evt. følgende generalforsamlinger inden for 10 måneder efter stiftelsen (herefter bortfalder disse linjer i kursiv automatisk af vedtægterne)

§ 5.3 Foreningens bestyrelse og suppleanter er på valg forskudt hvert andet år. Består bestyrelsen af 5 personer, er 2 medlemmer og 1. suppleanten på valg i lige år og 3 medlemmer og 2. suppleanten på valg i ulige år. Ved en bestyrelse på 7 personer, er 3 medlemmer og 1. suppleanten på valg i lige år og 4 medlemmer og 2. suppleanten på valg i ulige år.  Genvalg kan finde sted. I foreningens stiftelsesår vælges bestyrelsesmedlemmerne for hhv. to og tre år for at sikre kontinuitet i foreningens opstart.

§ 5.4 Bestyrelsen konstituerer sig selv efter hver generalforsamling med formand, næstformand og kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden. Den til enhver tid gældende forretningsorden skal være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Der skal som minimum afholdes 6 årlige bestyrelsesmøder, hvor medlemssituationen og foreningens økonomi (herunder kasseopgørelse og budgetopfølgning) skal være faste punkter. Formanden indkalder pr. e-mail til bestyrelsesmøderne senest 7 dage før mødets afholdelse med angivelse af dagsorden. Dagsordenen skal ligeledes være tilgængelig for foreningens medlemmer. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede og træffer beslutninger ved simpelt flertal. I ekstraordinære situationer kan et bestyrelsesmedlem deltage pr. telefon, Skype eller lignende.

§ 5.5 Korte Beslutningsreferater fra alle bestyrelsesmøder skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest tre uger efter bestyrelsesmødet er afholdt. Evt. personsager skal anonymiseres. Referatet godkendes på et selvstændigt punkt på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

§ 5.6 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og udpege ansvarlige for de forskellige dele af foreningens virke. Medlemmerne af udvalgene behøver ikke at være medlemmer af foreningen, men vil som udgangspunkt være værger til foreningens børne- og ungdomsmedlemmer, voksne medlemmer, holdledere, trænere eller øvrig stab. Der kan f.eks. være tale om at nedsætte ungdomsudvalg, seniorudvalg, aktivitetsudvalg, sponsorudvalg m.v.

§ 5.7 Bestyrelsen kan nedsætte et advisory board, der kan bestå af særlig kyndige inden for foreningsdrift, børn- og ungeidræt, amerikansk fodbold eller andet relevant, som bestyrelsen kan søge vejledning og sparring med.

§ 5.8 Hverken bestyrelsen, medlemmer af udvalg eller advisory board kan modtage fast vederlag fra foreningen. Der kan dog efter beslutning i bestyrelsen ydes refusion for direkte udgifter i forbindelse med arbejdet for foreningen (eksempelvis dækning af transportudgifter eller øvrige udgifter i forbindelse med foreningens virke, herunder deltagelse i arbejdet i DAFF). Der kan dog efter beslutning i bestyrelsen ydes honorar til foreningens trænere og ledere samt refusion af de direkte udgifter de måtte have i forbindelse med deres trænergerning (herunder bl.a. træningstøj og udstyr, transportomkostninger og kursusudgifter). Sidder en træner i bestyrelsen, kan der yders honorar for trænergerningen på linje med honoraret til lignende trænere uden for bestyrelsen.

§ 6. Tegningsret

§ 6.1 Foreningen kan tegnes både af formanden og kassereren hver for sig. Den øvrige bestyrelse skal skriftligt orienteres om køb over 2.000 kr. senest en uge efter købet. Køb eller aftaler, der beløber sig til over 10.000 kr., skal skriftligt forhåndsgodkendes af bestyrelsen (hele bestyrelsen skal informeres og et flertal skal godkende) denne forhåndsgodkendelse er alene et internt spørgsmål og sætter således ikke grænser, der skal tages højde for af banker eller leverandører.

§ 6.2 Hver for sig kan både formand og kasserer råde over betalingskort/VisaDankort eller lignende samt netbank til foreningens bankkonto. Dette gælder ligeledes tegning af foreningen via NemID, DAFFs it-systemer, Næstved kommunens it-løsninger på folkeoplysningsområdet (herunder men ikke begrænset til Foreningsportalen), SKAT samt Rigspolitiets løsninger vedr. børneattester.

§ 6.3 Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom samt optagelse af lån eller oprettelse af kreditfacilitet (dog ikke betalingskort og/eller kreditkort) kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.

§ 7. Vedtægtsændringer

§ 7.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 3/4 af generalforsamlingens fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Det er kun generalforsamlingen, der kan ændre på foreningens vedtægter.

§ 8. Ekstraordinær generalforsamling

§ 8.1 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, hvis det skønnes nødvendigt, eller

ved skriftlig begæring af mindst 30 stemmeberettigede medlemmer. Indkaldelse skal ske med

mindst 14 dages varsel til afholdelse senest 1 måned efter begæringens fremsættelse. Indkaldelsen kan ske via opslaget foreningens hjemmeside.

§ 9. Regnskab og økonomi

§ 9.1 Regnskabsåret følger kalenderåret.

§ 9.2 Det reviderede regnskab samt det kommende års budget skal være offentliggjort på foreningens hjemmeside senest 14 dage før den ordinære generalforsamling.

§ 9.3 Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn og kontrol af bilag og indberetninger kan finde sted, når revisoren ønsker det. Revisoren må ikke sidde i bestyrelsen eller være samboende/i familie med et bestyrelsesmedlem. De til enhver tid gældende bestemmelser og retningslinjer fra Næstved Kommune vedr. foreningers revision skal følges.

§ 9.4 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse. Bestyrelsen kan tegne en bestyrelsesansvarsforsikring og øvrige relevante forsikringer foruden de forsikringer, der følger af medlemskabet af DIF.

§ 9.5 Foreningen fører en eller flere bankkonti, hvor alle udgifter betales fra og indtægter indsættes. Der kan dog også være en mindre kontantbeholdning, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt for den praktiske afvikling af f.eks. arrangementer.

§ 10. Opløsning

§ 10.1 Opløsning af foreningen kræver et flertal på 3/4 af generalforsamlingens eller den ekstraordinære generalforsamlings fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Opløsningen skal herefter godkendes på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling.

§ 10.2 Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler overdrages til almennyttige formål i form af en eller flere idrætsforeninger i Næstved Kommune.

Næstved den 28. januar 2020
Scroll Up